Mit der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 wird die digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen ausdrücklich ermöglicht. Gleichzeitig entsteht mit dem Digitalen Produktpass (DPP) eine Infrastruktur, über die künftig unterschiedlichste Produktinformationen digital verfügbar gemacht werden sollen.
Die spannende Frage lautet deshalb nicht mehr nur:
“Darf die Betriebsanleitung digital sein?”
Sondern vielmehr:
“Wird der Digitale Produktpass zum Türöffner für eine vollständig digitale Produktinformation?”
Die Entwicklungen der vergangenen Jahre sprechen zumindest dafür.
Mit der Maschinenverordnung verändert sich die Ausgangslage für Maschinenhersteller deutlich.
Nach Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung kann die Betriebsanleitung in digitaler Form bereitgestellt werden. Dafür gelten allerdings konkrete Voraussetzungen. Zum Beispiel muss angegeben werden, wie auf die Anleitung zugegriffen werden kann. Sie muss ausdruckbar, herunterladbar und auf einem elektronischen Gerät speicherbar sein. Außerdem muss sie während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich bleiben.
Wer digitalisiert, braucht deshalb mehr als lediglich einen Ablageort für PDF-Dateien.
Es muss sichergestellt werden, dass
Das verändert die Technische Dokumentation.
Aus der Frage “Wie erstellen wir ein Dokument?” wird zunehmend die Frage “Wie organisieren und stellen wir Produktinformationen langfristig digital bereit?”
Der Nutzen liegt auf der Hand.
Gedruckte Betriebsanleitungen verursachen Aufwand für Druck, Handling, Lagerung und Versand. Änderungen oder neue Sprachversionen verschärfen diesen Aufwand zusätzlich. Eine Beispielrechnung zeigt für eine 250-seitige Dokumentation Gesamtkosten von rund 56 Euro pro Exemplar unter folgenden Annahmen:
| Kostenfaktor | Annahme | Kosten in € |
| Papier (250 Blatt) | 1 ct / Blatt | 2,5 |
| Toner/Tinte | ca. 4 ct / Seite | 10 |
| Druckerverschleiß/Wartung | ca. 1 ct / Seite | 2,5 |
| Ordner oder Bindung | 3 € | 3 |
| Verpackungsmaterial | Karton, Füllmaterial, Etikett | 2 |
| Versand | DHL/Deutsche Post | 6 |
| Arbeitszeit Drucken, Sortieren, Lochen, Abheften, Versand und Verpackung vorbereiten (30 min) | 60 € / h | 30 |
| Gesamtkosten | 56 |
Der Digitale Produktpass ist nicht einfach eine weitere digitale Betriebsanleitung.
Im Rahmen der Ökodesign-Verordnung (EU) 2024/1781, ESPR ist der DPP als strukturierter, produktspezifischer Datensatz angelegt. Über einen Datenträger wie beispielsweise einen QR-Code oder NFC können die entsprechenden Produktinformationen elektronisch zugänglich gemacht werden. Welche Informationen konkret erforderlich sind, wird für die jeweiligen Produktgruppen über entsprechende delegierte Rechtsakte konkretisiert.
Dazu können beispielsweise Informationen gehören zu:
Damit verändert sich der Blick auf Dokumentation grundlegend.
Der DPP ersetzt die Technische Dokumentation nicht. Er führt aber dazu, dass die Informationen strukturierter, produktbezogener und über den gesamten Lebenszyklus digital nutzbar werden müssen.
Nein.
Und genau an dieser Stelle ist eine differenzierte Betrachtung wichtig.
Maschinen und Anlagen sind derzeit nicht als eigene Produktgruppe im aktuellen ESPR-Arbeitsplan aufgeführt. Einen allgemeinen verbindlichen Stichtag für einen „Maschinen-DPP“ gibt es daher derzeit nicht.
Auch bei vielen anderen Produktgruppen stehen zunächst produktspezifische Rechtsakte aus. Einen konkret feststehenden Termin gibt es beispielsweise für den Batteriepass, dieser ist ab dem 18. Februar 2027 verpflichtend.
Für Maschinen- und Anlagenbauer bedeutet das trotzdem nicht, dass sie das Thema ignorieren können.
Arten der Betroffenheit:
Vereinfacht betrachtet lässt sich der Digitale Produktpass in zwei Bereiche aufteilen: das technische System und die darin bereitgestellten Daten. Die ESPR definiert den DPP als produktspezifischen Datensatz, der elektronisch über einen Datenträger zugänglich ist. Welche Informationen dieser Datensatz enthalten muss, wird für die jeweiligen Produktgruppen konkretisiert.
Das System bildet die technische Infrastruktur des Digitalen Produktpasses. Dazu gehören beispielsweise eindeutige Kennungen, Datenträger wie QR-Codes, Schnittstellen, Datenspeicherung, Interoperabilität, Zugriffsrechte sowie Anforderungen an Authentizität und Integrität der Daten. Für diese technische Seite wurden bereits europäische Standards entwickelt. Die Standards sind mittlerweile veröffentlicht.
Dabei müssen Unternehmen nicht zwangsläufig die gesamte technische Infrastruktur selbst entwickeln und betreiben. Nach den vorliegenden Informationen können Hersteller bzw. Inverkehrbringer das DPP-System selbst umsetzen oder einen DPP-as-a-Service-Provider einsetzen. Die Verantwortung für die Umsetzung bleibt dabei beim jeweiligen Wirtschaftsakteur.
Der zweite Bereich sind die Daten. Und genau hier gibt es keine allgemeingültige Liste, die für jedes Produkt gleichermaßen gilt. Welche Informationen tatsächlich in einem DPP bereitgestellt werden müssen, wird insbesondere durch die produktspezifischen delegierten Rechtsakte beziehungsweise durch andere einschlägige Verordnungen festgelegt. Dazu können beispielsweise Angaben zu Materialien, besorgniserregenden Stoffen, Reparatur und Wartung, Ersatzteilen, Recycling oder Kennzeichnungen gehören.
Damit ergibt sich ein wichtiger Unterschied:
Die Standards schaffen den technischen Rahmen für den DPP. Welche Daten für ein konkretes Produkt erforderlich sind, ergibt sich dagegen aus den jeweils geltenden Rechtsakten.
Die ESPR ist eine Rahmenverordnung. Deshalb wird die DPP-Pflicht nicht zu einem einzigen Zeitpunkt für alle Produkte eingeführt. Stattdessen werden die konkreten Anforderungen schrittweise für einzelne Produktgruppen festgelegt.
Zu den aktuell priorisierten Produktgruppen gehören unter anderem:
Wichtig: Diese Jahreszahlen stehen zunächst für die geplante Veröffentlichung beziehungsweise Annahme der jeweiligen Rechtsakte und nicht automatisch für den Beginn der DPP-Pflicht. Nach Annahme eines ESPR-Rechtsakts ist grundsätzlich eine Übergangszeit von mindestens 18 Monaten vorgesehen. Entscheidend bleibt jedoch immer die konkrete Regelung des jeweiligen Rechtsakts.
Für Maschinen- und Anlagenbauer ist diese Entwicklung besonders relevant. Auch wenn Maschinen aktuell nicht als eigene Produktgruppe dieser ersten Umsetzungswelle aufgeführt sind, können Hersteller schon früher über verbaute Komponenten, Lieferketten oder Datenanforderungen ihrer Kunden mit dem DPP in Berührung kommen.
Die digitale Betriebsanleitung zeigt bereits, wohin sich Technische Dokumentation entwickelt: Informationen müssen langfristig verfügbar, eindeutig einem Produkt zugeordnet und digital erreichbar sein.
Der Digitale Produktpass führt diesen Gedanken konsequent weiter.
Die entscheidende Veränderung ist deshalb nicht der QR-Code auf der Maschine. Es ist der Übergang vom Dokument zur strukturierten, vernetzten Produktinformation.
Ob und wann der Maschinenbau unmittelbar zu einem eigenen DPP verpflichtet wird, ist derzeit noch nicht abschließend beantwortet.
Dass digitale Produktinformationen an Bedeutung gewinnen, ist dagegen schon heute deutlich sichtbar.
Der DPP könnte deshalb tatsächlich zum Türöffner werden. Nicht nur für den Digitalen Produktpass selbst, sondern für die digitale Betriebsanleitung, digitale Services und eine durchgängige Produktinformation über den gesamten Lebenszyklus.
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Lucas Schott
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