Software-Anleitungen leicht gemacht

Während wir bei physischen Geräten sofort an Griffe, Knöpfe und Funktionen denken, bleibt Software zunächst abstrakt.
Gute Anleitungen schaffen hier Orientierung: Sie übersetzen komplexe Abläufe in verständliche Konzepte, die Anwendern den Zugang erleichtern.

Eine gute Software-Anleitung verfolgt zwei Ziele:

• Software verstehen:
  Was macht sie? Wie funktioniert sie?
  → Erklärung von Konzepten, Begriffen, Prozessen.
• Software anwenden:
  Wie kann ich damit arbeiten?
  → Beschreibung von Handlungen, Aufgaben, Abläufen.

Diese Kombination aus Erklären und Anleiten ist der Schlüssel zu echter Nutzerkompetenz.

Dietrich Juhl zeigte eine Gliederung, die den gesamten Lernprozess abbildet:

1. Leistungsbeschreibung – Was ist die Software, wozu dient sie?
2. Überblick – Wie funktioniert sie grundsätzlich?
3. Benutzeroberfläche – Orientierung auf dem Screen
4. Einführung in die Bedienung – Erste einfache Handlungen
5. Normalbedienung – Festigen und routinieren
6. Tätigkeiten – Konkrete Handlungsanweisungen
7. Funktionen – Nachschlagen und Weiterlernen

Diese Struktur schafft eine Brücke zwischen Lernen, Festigen und Nachschlagen.

Der Einstieg erfolgt mit der Leistungsbeschreibung – sie hilft dem Leser, die Software einzuordnen und ihr Potenzial zu erkennen.
Darauf folgt der Überblick, in dem die zentralen Software-Konzepte erklärt werden, z. B.:

• Tabellenkalkulation (Excel): Zellenraster, Formelsystem, Arbeitsmappen.
• Hilfsgrößen: etwa Formatvorlagen in Word.
• Features: wie bedingte Formatierungen in Excel.

Damit beantwortet der Überblick die Fragen:

„Was macht die Software?“
„Wie tickt sie?“
„Was kann ich einstellen?“

Im nächsten Schritt werden Handlungsmöglichkeiten vorgestellt – mit klarer Reihenfolge und Bildunterstützung.
Das Prinzip: Storytelling.
Anleitungen erzählen, was geht, und veranschaulichen dies mit Symbolen oder Screenshots.

Beispiel:

„Sie können ein neues Dokument anlegen.“
„Sie können die Papiergröße festlegen.“
„Sie können das Dokument speichern oder drucken.“

So entsteht ein roter Faden, der sich leicht nachvollziehen lässt.

Screenshots und Beschriftungen sind hilfreich, aber allein oft wenig aussagekräftig.
Besser ist es, die Oberfläche im Handlungskontext zu erklären – also dort, wo der Nutzer sie wirklich braucht.
Eine tabellarische Darstellung mit nummerierten Elementen schafft Überblick, ohne zu überfordern.

Hier lernt der Nutzer das Grundprinzip der Software kennen.
Am Beispiel von MS Word:

• Neues Dokument anlegen
• Seitenformat ansehen
• Schreiben
• Formatieren
• Speichern
• Drucken

Jede Tätigkeit ist eine Handlungsanweisung – kurz, nachvollziehbar und mit einem klaren Ziel.

Wenn die Grundlagen sitzen, geht es darum, Routine zu schaffen.
In der Phase der Normalbedienung helfen praxisnahe Formate:

• Kurzanleitungen und Checklisten
• Templates für wiederkehrende Aufgaben
• Tipps, Tricks und Anregungen
• Stories, die reale Nutzungsszenarien zeigen

So bleibt die Dokumentation lebendig und anwenderorientiert.

Tätigkeiten sind das Herzstück der Anleitung:
Hier wird erklärt, wie man in der Software handelt.
Jede Handlung steht als eigener Topic – logisch gegliedert, von häufig bis selten, und immer mit einem klaren Ziel.

Jede Handlungsanweisung folgt einer festen Struktur:

1. Überschrift – beschreibt die Handlung
2. Ziel der Handlung – warum wird sie durchgeführt?
3. Voraussetzungen – was muss gegeben sein?
4. Step by Step – konkrete Anweisungen
5. Handlungsergebnis – was passiert danach?
6. Ausblick – ggf. nächste Schritte

Beispiel:

„Sie können festlegen, dass zu regelmäßigen Terminen ein Protokoll gespeichert und automatisch als E-Mail versandt wird.“
„Das ist z. B. praktisch, um den Systemzustand lückenlos zu dokumentieren.“

Diese Art von Formulierung verbindet Handlung mit Nutzen.

Für komplexe Software-Funktionen braucht es zusätzliche Elemente wie:

• Screenshots
• Software-Konzept und Funktionskontext
• Aufruf der Funktion
• Parameter und Regeln
• Übersicht über den Handlungskontext

Ein Beispiel zeigt, wie Parameter selbst als Handlungsaufforderung dienen können, z. B.:

„Aktivieren Sie den Binäreingang, wenn Sie ihn benutzen wollen.“

So bleibt die Dokumentation auch bei technischen Systemen konkret und anwendungsnah.

Im letzten Abschnitt werden die einzelnen Funktionen beschrieben – etwa die Menübefehle einer Software.
Für jede Funktion gilt:

• Zweck erklären
• Handlungsmöglichkeiten beschreiben
• ggf. Handlungsanweisungen oder Ergebnisse ergänzen

Beispiel:

Zweck: „Dateigröße verringern“
Funktion: „Bilder komprimieren“
Ergebnis: „Die Auflösung wird angepasst, die Datei verkleinert gespeichert.“

Eine gute Funktionsbeschreibung zeigt also Nutzen statt nur Referenz.